Nöjda och glada gäster är målet. Här är några tips som jag samlat på mig vid otaliga evenemang, konferenser och bröllop.
Mätta gäster
Den som är hungrig och kaffesugen kan inte ta till sig information eller njuta av underhållning. Så kom ihåg att bjuda på bra mat och mat i rättan tid.
Se upp för sockerfällan. Kaffe med kakor höjer energin snabbt och effektivt, men man blir snart dåsig igen. Bjud gärna på både mackor och kakor i pausen.
Belåtna gäster
En bra underhållare kan hjälpa till att bryta isen och höja stämningen. Det är viktigt att starten blir lyckad. Underhållningen ska inte vara en belöning efter en lång och tung konferens.
Om man börjar tidigt så gör underhållningen extra stor nytta. En artist som minglar bland gästerna kan höja energin i rummet och bryta isen för nyanlända.
Man kan med fördel dela upp underhållningen i flera korta inslag. Redan efter tio minuter behövs det variation i programmet för att behålla publikens uppmärksamhet.
Underhållning till maten
Vid en buffé eller ett gående bord fungerar en minglande artist bra som extra krydda. Men glöm inte att alla måste få hämta sin mat och stilla den värsta hungern innan underhållningen kan starta.
En annan möjlighet är att byta ut ett av talen mot ett artistframträdande. Det gäller dock att ordna så att alla kan se och höra artisten.
När middagen närmar sig sitt slut kan det vara svårt att lägga in underhållning. Stämningen är säkert redan på topp och många har börjat tänka på dansen.
Presentationer för större publik
Följande punkter kan verka självklara, men jag har många gånger sett duktiga talare som till synes oförklarligt misslyckats med att nå ut till publiken.
• Det behövs mer ljus än du tror. Du förlorar nästan all auktoritet om du står i ett mörkt hörn av rummet eller framför ett fönster med bländande sol. Professionellt ljus ger trovärdighet.
• Det behövs en ljudanläggning om du talar till en större grupp. Om rummet är stort behövs det förstärkning redan vid 50 personer. Även om du kan göra dig hörd så får du mera pondus med professionellt ljud.
• Glöm inte ventilationen. När syrehalten sjunker i rummet så är sömnen nära.
• Alla i rummet måste kunna se. Oron sprider sig snabbt även om bara en person ser dåligt. Det behövs en minst 50 cm hög plattform om publiken sitter på ett plant golv.
• Publiken måste sitta nära scenen. Ett tomt dansgolv är hopplöst att överbrygga. För varje extra meter mellan scen och publik tappar en talare mycket av sin pondus.